我們如何用 Pocket 記錄客戶會議

我們接手的每個客戶項目，都由一次對話開始：在辦公室的初步會議、在店面走一圈，或在兩個約會之間於車上的一通電話。這些對話包含最重要的細節，例如團隊實際上如何批核發票、哪份試算表沒人敢碰，以及老闆真正擔心的是甚麼。以往，太多這類細節只留在寫到一半的筆記裡，或留在某人的記憶中，直到晚上才從頭輸入。

問題從來不是我們不重視筆記，而是做好筆記與用心聆聽會爭奪同一份注意力。寫筆記時，你其實沒有真正投入對話；投入對話時，筆記就會變差。而幾小時後才重新輸入的內容，早已是摘要的摘要。

於是我們開始使用 Pocket，一部大小如手機配件的 AI 錄音器。據 Pocket 表示，它能記錄對話並轉錄成文字，再在其 iOS 及 Android 應用程式中整理成摘要、待辦事項及思維導圖，錄音並以端對端加密保護。對我們來說，這代表可以全心投入與客戶的對話，同時帶走一份完整的記錄。

如果想親眼看看它的實際運作，值得看看 Pocket 官方的產品短片：https://youtu.be/XupW9pi11MI

如果想看它把真實對話整理成摘要的過程，Pocket 也有一段短片示範：https://cdn.shopify.com/videos/c/o/v/e423dc02dc23447e91168fcc07704a19.mp4

我們實際的做法是這樣的：在初步會議或實地視察開始時，我們會告訴在場各人我們希望錄音及原因；如有人不願意，我們就不錄。事後，我們先細閱摘要及待辦事項，改正轉錄聽錯的地方，才把重要內容加進建基於 Odoo 的 CRM：主要需求寫入潛在客戶的備註，每項跟進則成為有負責人及日期的排程活動。目前這一步由我們人手完成，只需幾分鐘，而檢視摘要的過程正是我們發現值得跟進細節的時候。

這適合誰？根據我們的經驗，任何重要對話不在辦公桌前發生的人。在睇樓與業主來電之間奔走的地產經紀；每次客戶會議都親力親為、沒有人替他做筆記的自由工作者及顧問；以及見客的人與負責執行的人不是同一位的小團隊，一份清晰的書面記錄就能省下第二次會議。

它並不完美，清楚說明它的不足也很重要。第一，錄音涉及責任：香港有個人資料的相關規定，錄音前必須先告知對方，並尊重對方拒絕的決定。第二，AI 摘要只是初稿，並非事實，名字、數字及任何會寫進報價的內容都要核對。第三，在重要會議依賴它之前，先用你平常的對話方式測試，尤其是說話時會中英夾雜的話。此外，它亦是多一部要攜帶及充電的裝置。

如果你的團隊經常遺失客戶會議的筆記，這類錄音器是最簡單的改變之一，配合能把筆記變成跟進工作的 CRM 更見效果。如想試用 Pocket，歡迎使用我們的聯盟連結：https://heypocket.com/12414665

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