步驟 01
照舊傳送
同事透過 WhatsApp、Microsoft Teams 或 Slack 轉發文件，或放進共用資料夾，無需學習新工具。
我們的作品
轉發一次，即已歸檔。
一家香港商業物業租賃代理不再需要重新輸入樓盤資料、業主推廣簡介和市場新聞。同事照舊轉發文件，文件便會存入系統的正確位置，隨時可供搜尋。
面對的挑戰
租賃代理的工作離不開文件：樓盤資料、業主推廣簡介、平面圖、市場新聞和名片。這家代理的文件分散在 WhatsApp、電郵和存有數千個檔案的共用硬碟，每份都要有人閱讀並逐項人手輸入。團隊的知識留在個別同事腦中和聊天記錄裡，回答客戶問題往往要先四處詢問。
步驟 02
自動歸檔
系統會辨認收到的是樓盤資料、業主推廣簡介、市場新聞還是名片，並建立記錄，連同詳細資料及平面圖相片。確認訊息會在同一個對話中回覆。
步驟 03
直接提問，無需翻找
同事以日常語言向助理提問，例如某區有哪些適合 20 人辦公室的樓盤，答案來自代理自己的樓盤和筆記。
步驟 04
樓盤直達客戶
同一批樓盤會顯示在英文、繁體及簡體中文的物業網站上，每個網站查詢都會作為潛在客戶進入 CRM。
適用渠道
- Microsoft Teams
- Slack
- 共用資料夾
採用技術
Odoo
樓盤、聯絡人、潛在客戶及市場新聞知識庫全部集中在同一個 Odoo 系統，物業網站亦建基於此。
AI 文件閱讀
AI 會閱讀每份文件，包括掃描件及印刷品相片，加以分類並擷取過去要人手輸入的資料。
聊天助理
一個助理從團隊慣用的聊天工具接收文件；另一個負責回答團隊的物業問題。
運作示意
團隊對話
你
樣本大廈 5 樓 - 業主簡介.pdf
PDF · 12 頁
助理
已歸檔。樣本大廈 5 樓：寫字樓，2,400 平方呎，月租 HK$84,000。已加入樓盤，附 3 張平面圖。
樓盤
樣本大廈 5 樓
積極推盤洽談中撤盤已租出
- 地區
- 灣仔
- 類型
- 寫字樓
- 面積
- 2,400 平方呎
- 租金
- 每月 HK$84,000
- 來源
- 經對話轉發
平面圖
助理
你
灣仔有沒有 2,000 至 2,500 平方呎的寫字樓？
助理
有兩個符合：
- – 樣本大廈 5 樓：2,400 平方呎，月租 HK$84,000
- – 範例中心 12 樓：2,100 平方呎，月租 HK$71,000
示意圖採用樣本資料，並非客戶系統的截圖。
成果
把時間還給業務。
把時間留給客戶
經紀把時間用在客戶和業主身上，而不是輸入樓盤資料。推廣簡介轉發後片刻便已歸檔。
所有資料集中一處
樓盤、聯絡人和市場新聞集中在同一個系統，而非散落在聊天記錄和資料夾，無需記住文件傳到哪裡。
無需四處詢問
新同事和初級同事向助理提問便能找到所需資料，毋須打擾資深同事。
可信的記錄
每份記錄都以相同方式填寫，每日摘要列出已歸檔的文件，有遺漏時即時察覺。
為保障客戶私隱，客戶名稱不予公開。