步骤 01
照常发送
同事通过 WhatsApp、Microsoft Teams 或 Slack 转发文件，或放进共享文件夹，无需学习新工具。
我们的作品
转发一次，即已归档。
一家香港商业物业租赁代理不再需要重新录入楼盘资料、业主推介材料和市场新闻。同事照常转发文件，文件就会存入系统的正确位置，随时可供搜索。
面对的挑战
租赁代理的工作离不开文件：楼盘资料、业主推介材料、平面图、市场新闻和名片。这家代理的文件分散在 WhatsApp、电子邮件和存有数千个文件的共享硬盘，每份都要有人阅读并逐项人工录入。团队的知识留在个别同事脑中和聊天记录里，回答客户问题往往要先四处打听。
步骤 02
自动归档
系统会识别收到的是楼盘资料、业主推介材料、市场新闻还是名片，并创建记录，连同详细信息和平面图照片。确认消息会在同一个对话中回复。
步骤 03
直接提问，无需翻找
同事用日常语言向助手提问，例如某区有哪些适合 20 人办公室的楼盘，答案来自代理自己的楼盘和笔记。
步骤 04
楼盘直达客户
同一批楼盘会显示在英文、繁体和简体中文的物业网站上，每个网站咨询都会作为销售线索进入 CRM。
适用渠道
- Microsoft Teams
- Slack
- 共享文件夹
采用技术
Odoo
楼盘、联系人、销售线索和市场新闻知识库全部集中在同一个 Odoo 系统，物业网站也基于此搭建。
AI 文件阅读
AI 会阅读每份文件，包括扫描件和印刷品照片，进行分类并提取过去需要人工录入的信息。
聊天助手
一个助手从团队常用的聊天工具接收文件；另一个负责回答团队的物业问题。
运作示意
团队对话
你
样本大厦 5 楼 - 业主推介.pdf
PDF · 12 页
助手
已归档。样本大厦 5 楼：写字楼，2,400 平方英尺，月租 HK$84,000。已加入楼盘，附 3 张平面图。
楼盘
样本大厦 5 楼
积极推盘洽谈中撤盘已租出
- 地区
- 湾仔
- 类型
- 写字楼
- 面积
- 2,400 平方英尺
- 租金
- 每月 HK$84,000
- 来源
- 经对话转发
平面图
助手
你
湾仔有没有 2,000 到 2,500 平方英尺的写字楼？
助手
有两个符合：
- – 样本大厦 5 楼：2,400 平方英尺，月租 HK$84,000
- – 范例中心 12 楼：2,100 平方英尺，月租 HK$71,000
示意图使用样本数据，并非客户系统的截图。
成果
把时间还给业务。
把时间留给客户
经纪人把时间用在客户和业主身上，而不是录入楼盘资料。推介材料转发后片刻便已归档。
所有资料集中一处
楼盘、联系人和市场新闻集中在同一个系统，而不是散落在聊天记录和文件夹里，无需记住文件发到了哪里。
无需四处打听
新同事和初级同事向助手提问就能找到所需信息，无需打扰资深同事。
可信的记录
每条记录都以相同方式填写，每日摘要列出已归档的文件，有遗漏时立即发现。
为保护客户隐私，客户名称不予公开。